試算表とは?試算表の見方と作り方を解説

試算表とは?試算表の見方と作り方を解説

試算表とは?試算表を作成するメリットやデメリット、見るポイントや作り方など、簿記や試算表について詳しく知りたい方必見。ここでは、試算表を作成方法から、作成タイミング、合計試算表、残高試算表といった作り方まで、わかりやすく解説します。

目次

試算表とは

試算表とは

総勘定元帳が正しいか確認するチェックシート

試算表とは、仕訳帳から転記した総勘定元帳のデータが正しいかどうかを確認するために作成するチェックシートです。
事業活動で発生した取引はその都度仕訳帳に記録して、勘定科目ごとに作成した総勘定元帳に転記しなければなりません。

取引を帳簿に記録することを簿記といい、1つの取引を2つの勘定科目に分けて仕訳する方法を複式簿記と呼びます。

仕訳や転記にミスがあると会計年度末に作成する財務諸表や確定申告書にもミスが生じることになり、事業者にとっての不利益につながりかねません。
財務諸表にミスがあれば関係者の信頼を失いかねず、確定申告書にミスがあると追加の税金が発生するおそれが出てきます。
正しい財務諸表や確定申告書を提出するためには仕訳や転記のミスを防ぐことが大切です。

仕訳帳と総勘定元帳は事業者に作成が義務付けられた帳簿ですが、試算表の作成は義務ではありません。
ただし、金融機関から融資を受ける際には試算表の提出を求められる場合があります。
お金を貸す金融機関にとっては、年に1度作成する財務諸表よりも試算表のほうが最新の経営状況を把握しやすいケースがあるためです。

いざというときに融資を受けやすくするためにも、試算表を作る習慣を付けておきましょう。

関連記事仕訳とは?仕訳の重要性とルールを解説

試算表は月末に作成するのが一般的

試算表を作成するタイミングは事業者によってもまちまちですが、月末に作成するケースが一般的です。
チェックするデータが多くなりすぎると、どこが間違っているかを探しにくくなります。
定期的に試算表を作れば仕訳や転記のミスを早期に発見でき、会計年度末の作業負担を減らせます。

こまめに資産や利益の状況を確認することにより、経営上の問題点を早期に発見しやすくなる点も経営者にとって見逃せないメリットです。

試算表には「合計試算表」と「残高試算表」および「合計残高試算表」の3種類があります。
以下では具体例を使ってそれぞれについて詳しく解説します。

合計試算表

「合計試算表」は総勘定元帳の勘定科目ごとに貸方合計と借方合計をまとめたものです。

たとえば、現金の総勘定元帳が下記のようになっていたとします。

総勘定元帳(2月分、現金)
(借方)2/1  前月繰越 100 (貸方)2/10 買掛金 150
(借方)2/21  売掛金  200

借方(左側)と貸方(右側)の合計を算出して合計試算表の現金欄に転記します。
試算表の詳しい作成方法は後段で解説するため、イメージだけつかんでください。

合計試算表(2月分)
借方合計 勘定科目 貸方合計
300 現金 150

事業で使用しているすべての勘定科目について同様の計算をして、表に転記したものが合計試算表です。

残高試算表

貸方合計と借方合計の差額を算出してまとめたものが残高試算表です。
この例では、借方の300(円)から貸方の150(円)を差し引いた150(円)を借方残高に記入します。

残高試算表(2月分)
借方残高 勘定科目 貸方残高
150 現金

合計残高試算表

合計残高試算表とは、合計試算表と残高試算表をひとつにまとめた表です。
この例では下記のようになります。

合計残高試算表(2月分)
借方残高 借方合計 勘定科目 貸方合計 貸方残高
150 300 現金 150

種類別のメリットとデメリット

合計試算表のメリットは、貸方と借方の具体的な金額を把握できるため、ミスに気づきやすいことです。
ただし、各勘定科目の残高がいくらなのかをすぐには把握できません。
一方、残高試算表は細かなミスに気づきにくいものの、残高をひと目で把握できる点が魅力です。

損益計算書や貸借対照表に転記する数字が残高試算表で求めた金額だという点も残高試算表を作る理由のひとつになっています。
合計試算表と残高試算表のメリットをあわせ持っている表が合計残高試算表です。

勘定科目の並べ方

試算表では勘定科目の並べ方にルールがあります。
そもそも、勘定科目とは取引の内容を表す分類名で、「資産」と「負債」「純資産」「費用」「収益」という5つのグループに分類可能です。

財務諸表のうち、財務状況を表す貸借対照表には「資産」と「負債」「純資産」を記載し、営業成績を示す損益計算書には「費用」と「収益」を記載します。
5つのグループは下記のような関係になっています。

貸借対照表:(借方)資産(貸方)負債、純資産(資産-負債)
損益計算書:(借方)費用、利益(収益-費用)(貸方)収益

試算表では、はじめに貸借対照表に記載する「資産」と「負債」、「純資産」の勘定科目を並べ、その下に損益計算書に記載する「費用」と「収益」の勘定科目を並べる方法が一般的です。
具体的には現金から資本金までの部分が賃借対照表に該当する部分、売上から下は損益計算書に該当する部分です。

試算表を見るポイント

試算表を見るポイント

試算表を見る3つのポイントを紹介します。

(1)転記や仕訳のミスをチェックする

試算表の最大の役目は「仕訳や転記のミスをあぶり出す」ことです。

複式簿記では、1つの取引を2つの勘定科目を使って借方と貸方に分けて仕訳するため、借方合計と貸方合計が常に等しくなります。
試算表の借方合計と貸方合計が一致していなければ、仕訳や転記にミスがあるサインです。
不一致だった場合は、仕訳帳と総勘定元帳のどこにミスがあるのかを徹底的に調べましょう。

ただし、試算表では検出できないミスもあります。
たとえば、仕訳漏れや同じ仕訳を二重にしたケース、そもそも金額が間違っていたケースなどは試算表でチェックできません

(2)資産の状況を精査する

試算表の上部に記載する現金や当座預金、売掛金、受取手形などは「資産」、買掛金や借入金などは「負債」、資本金や引出金などは「純資産」に該当する勘定科目です。
事業者によっても使用する勘定科目は異なりますが、変動が大きい主要な勘定科目ほど経営への影響が大きいため、最新の動向をしっかり把握しましょう。

基本的に「負債」よりも「資産」が多ければ経営状況は健全だと捉えられますが、「負債」が多い場合は要注意です。
買掛金や借入金の比率が高すぎると資金繰りが悪化するおそれも出てきます。
売掛金が貸し倒れにつながる可能性も皆無ではないため、しっかり回収するよう心がけましょう。

(3)利益の状況を精査する

試算表の下部に記載する売上は「収益」、仕入や水道光熱費、旅費交通費などは「費用」に該当する勘定科目です。
「収益」から「費用」を差し引いた部分が利益つまりもうけにあたります。

「収益」が多くても「費用」の比率が高ければ利益は上がらず、「収益」よりも「費用」が多ければ赤字になってしまいます。
不適切な「費用」がないかどうかや、想定通りに利益が出ているかどうかをチェックしましょう。

効率よく利益を上げるためには売上高から売上原価を差し引いた売上総利益を増やすことが大切です。
売上総利益は商品やサービスにどの程度付加価値を上乗せできているのかを表すもので、付与できる付加価値が少なければ利益も少なくなります。
売上原価を求める式は下記の通りです。

売上原価=期首商品棚卸高+当期商品仕入高-期末商品棚卸高

前期の売れ残り分に当期の仕入れ分を加算した金額から、当期の売れ残り分を差し引けば商品単価が割り出せます。
原価率が適切かどうかは事業を続けるうえで無視できない重要ポイントのひとつです。

試算表の作り方

試算表の作り方

ここからは、試算表の具体的な作り方を解説します。

(1)総勘定元帳の貸方、借方合計を算出

試算表で使う帳簿は「総勘定元帳」です。
まずは、使用しているすべての総勘定元帳について、貸方と借方の合計金額を算出しましょう。

つぎに、表の枠組みを作成します。試算表は手書きで一から作成することも可能ですが、表計算ソフトのテンプレートをカスタマイズして使う方法もおすすめです。
表計算ソフトを使えば計算もワンタッチで完了するため、集計ミスを防ぎやすくなります。

以下で、ある事業者における2月分の仕訳を例にして、試算表の具体的な作成の流れを紹介します。

2/3  (仕入 ) 100 (買掛金)100
2/6  (売掛金)200 (売上 )200
2/15 (仕入 )  80 (買掛金)80
2/18 (買掛金) 10 (仕入 )10 ※仕入戻し
2/25 (現金 )150 (売掛金)150
2/26 (買掛金)110 (現金 )110

2/1時点の前月繰越が、現金200円、売掛金120円、買掛金70円、資本金250円だった場合、総勘定元帳は下記の通りです。

現金の総勘定元帳
(借方)2/1  前月繰越 200 (貸方)2/26 買掛金 110
(借方)2/25  売掛金  150
売掛金の総勘定元帳
(借方)2/1  前月繰越 120 (貸方)2/25 現金 150
(借方)2/6   売上   200
買掛金の総勘定元帳
(借方)2/18  仕入  10 (貸方)2/1  前月繰越 70
(借方)2/26   現金 110 (貸方)2/3  仕入   100
(貸方)2/15  仕入    80
資本金の総勘定元帳
(貸方)2/1 前月繰越 250
仕入の総勘定元帳
(借方)2/3  買掛金 100 (貸方)2/18  買掛金 10
(借方)2/15  買掛金 80
売上(2月分)の総勘定元帳
(貸方)2/6 売掛金 200

勘定科目ごとの貸方と借方合計は下記の通りです。
・現金 :(借方)350円 (貸方)110円
・売掛金:(借方)320円 (貸方)150円
・買掛金:(借方)120円 (貸方)250円
・資本金:(借方) 0円 (貸方)250円
・売上 :(借方) 0円 (貸方)200円
・仕入 :(借方)180円 (貸方) 10円

(2)試算表に数字を転記

試算表に勘定科目ごとの貸方と借方の合計金額を転記します。
この例を合計試算表にまとめた結果は、下記の通りです。

借方合計 勘定科目 貸方合計
350 現金 110
320 売掛金 150
120 買掛金 250
資本金 250
売上 200
180 仕入 10
970 970

(3)貸方合計と借方合計を集計

すべての転記が終わったら、貸方合計と借方合計を集計します。
両者は必ず等しくなります
この場合の合計は970円です。
一致しなかった場合は仕訳や転記にミスがあります。

残高試算表を作成する場合は、勘定科目ごとに貸方合計と借方合計の差額を算出して、貸方と借方のうち数字が大きかったほうの欄のみに数字を記入しましょう。
貸方残高と借方残高の合計が一致していればミスはありません。

この場合の残高試算表は下記の通りです。

借方残高 勘定科目 貸方残高
240 現金
170 売掛金
買掛金 130
資本金 250
売上 200
170 仕入
580 580

(4)試算を簡単にする方法

取引の数が少なければ試算表の作成やミスのチェックはそれほど手間ではありません。
一方、多数の勘定科目を使った複雑な取引をしている場合や取引の数や金額が大きい場合は、経理担当者や会計係の大きな負担になってしまいます。

会計ソフトを使えば日々の取引を仕訳していくだけで自動的に総勘定元帳や試算表を作成できるため、大変便利です。
会計ソフトを事業用の口座やクレジットカードとひも付けておけば、仕訳そのものの自動化も可能です。
財務諸表や確定申告書の作成もワンタッチでできるため、会計処理に時間をとられることもなくなり本業に専念できます。

自分で会計処理をする時間が取れない人で正確な仕訳や書類作成が必要な場合は、税理士を利用する方法も検討しましょう。

関連記事精算表とは?書式と書き方を解説

まとめ

まとめ

試算表は主に会計処理における仕訳や転記のミスを防ぐ目的で作成されるツールで、事業運営にも役立ちます。
試算表の作成は、簿記の入門編で習得する内容で、基本を知っていれば難しいものではありませんのでご安心ください。

簿記のスキルは、景気に関わらず企業から求められるスキルとして、いつの時代も必要とされていますので、簿記に興味がある方は、是非資格取得されることをおすすめします。

おすすめは、資格のキャリカレが提供する「簿記3級・2級合格指導講座」。
初心者にもわかりやすいテキストと映像講義で、無理なく学べて合格が目指せます。
この機会に簿記資格の取得を目指してみてはいかがでしょうか。

おすすめ簿記講座はこちら

関連記事を見る

不合格なら全額返金!
出るトコを学んで短期合格!